Como saber se sua transportadora cobra o frete certo
Um checklist de conciliação que qualquer embarcador pode aplicar às faturas de frete, com ou sem ferramenta.
Conferir frete é uma tarefa que quase todo embarcador sabe que deveria fazer e quase nenhum faz com a frequência necessária. O motivo é o volume: cada fatura traz dezenas ou centenas de conhecimentos de transporte, e cada um tem sua regra de cálculo.
O primeiro item do checklist é ter o contrato e a tabela em formato que dê para consultar. Se a tabela vive em um PDF assinado e uma planilha desatualizada, o primeiro trabalho é consolidar uma versão única, com data de vigência.
O segundo item é conferir o cálculo base. Para cada conhecimento, verifique origem, destino, faixa de peso ou volume e o valor da tabela. Divergência aqui costuma ser erro de enquadramento, como cobrar a faixa acima da correta.
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O terceiro item são as taxas adicionais: pedágio, seguro, GRIS, taxa de agendamento, reentrega e espera. Cada uma tem regra própria no contrato. Confira se foi cobrada só quando a condição ocorreu, e se o valor segue o previsto.
O quarto item é cruzar com a entrega. Um frete cobrado por reentrega precisa ter uma ocorrência registrada. Uma taxa de espera pede o horário de chegada e o de saída. Sem evidência, a cobrança deve ser questionada.
O quinto item é o prazo de contestação. Veja no contrato até quando é possível contestar uma fatura e crie o hábito de conferir dentro dessa janela. Diferença descoberta fora do prazo costuma ser difícil de recuperar.
O sexto item é registrar. Mantenha uma planilha com as divergências encontradas, o valor e o resultado da contestação. Depois de três meses, ela mostra quais transportadoras e quais tipos de taxa geram mais diferença.
Uma conta de ordem de grandeza ajuda a decidir o esforço. Se você paga um valor mensal de frete, calcule o que representaria cada ponto percentual de diferença. Nossa estimativa é que a conferência sistemática possa recuperar entre 1% e 3% do frete pago, dependendo do contrato e do volume, e vale testar com uma amostra antes de acreditar nela.
Quando o volume cresce, a conferência pode ser automatizada: um sistema lê a fatura, compara com o contrato e entrega uma lista de divergências para uma pessoa avaliar.